|
Lisätietoa: www.tilinpaatosopas.fi
Asunto-osakeyhtiöiden tilintarkastus Oy Helsinki on tuottanut sisällön tähän osioon.
|
|
Hallituksen ja tilintarkastajan yhteistyöstä
Hallituksen ja isännöitsijän tulee lain mukaan avustaa tilintarkastajaa antaen tarkastusta varten tarpeelliset tiedot.
Toisinaan tehokasta tilintarkastusta vaikeuttaa - joskus jopa merkittävästi tilintarkastuskustannuksia lisäten - se, että kirjanpito- ja hallintoaineisto on olennaisen puutteellista. Esimerkiksi yksityiskohtaiset taustaselvitykset vaikkapa talousarvion luvuille ja kirjanpitovientien ja tositteiden euromääriä todentavat laskelmat on suorastaan hävitetty tai niitä ei vain ole paikallaan aineistossa.
Hallinnon puolella ei esitetä työmaapöytäkirjoja tai jos niitä esitetään, ovat ne usein allekirjoituksiltaan puutteellisia ja sisältävät jälkikäteiskorjauksia, joita ei vielä tarkastushetkellä ole sisällytetty varsinaiseen tekstiin.
Yhtiön edun kannalta on tärkeätä, että tilintarkastusta varten kootaan riittävä aineisto myös poikkeuksellisia tilanteita koskien. Esimerkkinä käynnissä tai tulossa oleviin oikeusriitoihin liittyvät yhtiön juristin ja asiantuntijoiden merkittävät sähköpostit tai muut kannanotot virallisten sopimus- oikeudenkäynti tms. asiakirjojen lisäksi.
Tärkeä osa-alue tilintarkastajan toiminnassa on varmistaa, ettei yhtiön johto ole pyrkinyt hyötymään asiattomasti taloyhtiön ja osakkaiden kustannuksella. Osakkaiden yhdenvertaisen kohtelun toteuttamisen ja urakoijan tai suunnittelijan yms. valintamenettelyn perusteiden asiallisuuden dokumentointiin onkin hallituksessa syytä kiinnittää aivan erityistä huomiota silloin, kun hallituksen jäsen tai hänen lähipiirinsä on kyseessä, esimerkiksi yhtiön tiloja vuokrattaessa tai hankintoja tehtäessä.
Tilintarkastajan hyötyä yhtiölle lisää, jos yhtiön johto ainakin merkittävimpiä asioita valmistellessaan esittää luonnostelmia tilintarkastajalle. Tilintarkastaja ei voi esittää päätösehdotuksia, koska hän ei saa osallistua yhtiön johtamiseen. Sen sijaan on järkevää pyrkiä aientamaan hänelle joka tapauksessa kuuluvaa toimenpiteiden laillisuustarkastusta: Miksi arvioida esimerkiksi suuren hankkeen vastikejakauman oikeellisuutta vasta jälkikäteen ja tehdä mahdollisten virhetulkintojen hankalia - ja osakasvaihdosten vuoksi kenties ongelmallisiksi osoittautuvia - korjauksia jälkikäteen sen sijaan, että jo suunnitteluvaiheessa varmistetaan toimien laillisuus ja yhtiöjärjestyksen mukaisuus.
Tilintarkastaja ei luonnollisesti jatkossakaan saa ryhtyä päätöksentekijäksi. Näin ollen ei tulekaan suunnitelmia tarkastettaessa selvittää yhtiön johdolle miten tulee toimia, vaan varmistaa, ettei suunniteltu toimintatapa ole lain- tai yhtiöjärjestyksen vastaisena virheellinen:
Tavoitteena olisi siis selvien lainvastaisten menettelytapojen ja virheellisyyksien osoittaminen jo suunnitteluvaiheessa sen sijaan, että olennaisimpiakin riskejä tarkastettaisiin vasta vahingon kenties jo tapahduttua.
Kyse olisi siis vain tietyntyyppisten tarkastustoimenpiteiden ajallisesta aientamisesta, jolla pyritään lisäämään tilintarkastuksen hyötyä taloyhtiölle.
Päätösesitysvaatimus lisännee myös paineita kiinnittää tähänastista enemmän huomiota hallituksen vastike-esityksiin erityisesti silloin, kun ne näyttäisivät olevan tarpeisiin nähden riittämättömiä: Jatkossa tilintarkastajat edellyttänevät vähintään mm., että sisällytetään selkeät perustelut hallituksen alhaista vastiketasoa koskeviin talousarvioesityksiin, jotta osakkaat voivat arvioida niiden asiallisuutta.
Hallituksen on hyvä muistaa tilintarkastajan kanssa tehtävän yhteistyön mahdollisuuksia rajoittavat tilintarkastajan riippumattomuutta ja objektiivisuutta koskevat tiukat säännökset: Tilintarkastaja ei saa asettaa itseään sellaiseen asemaan, että hän joutuisi myöhemmin arvioimaan lausuntoa antaessaan, onko yhtiö tilintarkastajan ohjaamana toiminut oikein.
