Lisätietoa: www.tilinpaatosopas.fi Asunto-osakeyhtiöiden tilintarkastus Oy Helsinki on tuottanut sisällön tähän osioon.

Lainaosuus- ja jälkilaskelmat olivat virheelliset niin, että uudehkossa yhtiössä perittiin vajaa 10.000 euroa liian vähän yhden huoneiston lainaosuutena.

Kommentti ja miten tulisi menetellä tilanteessa

Lainaosuuslaskelmavirheet ovat erään vakuutusyhtiön edustajalta saamamme vahvistuksen mukaan yleisin peruste jolla taloyhtiöille suoritetaan korvauksia isännöitsijätoimistojen vastuuvakuutuksesta.

Tilanteeseen on nähdäksemme useita syitä, esimerkiksi:

Toimiston käyttämä lainaosuuslaskentaratkaisu saattaa olla siten laadittu, että se edistää virheiden syntyä. (Esimerkkinä laskennan automatiikka joka edellyttää tosiasioista riippumatta, että kun lainaosuussuoritus kirjataan saaduksi, suoritus lähtee lainanantajalle lyhennyksenä vaikka tosiasiassa unohdus, rahapula tai muu syy voi aiheuttaa sen ettei edelleen tilitystä tosiasiassa tapahdu saman tien.)

Lyhennysten tai velallisten yksiköiden muutoksen virheellinen ajoittaminen tai muutoksen huomioon ottamisen unohtuminen kokonaan.

Korkotasomuutosten virheellinen käsittely. (Esimerkkinä tapaus, jossa rahoituslaitos oli lähettänyt tiedot vain osasta korkotasomuutoksista eikä lainaosuuslaskentajärjestelmään syötettyjen korkoprosenttien oikeellisuutta varmistettu kirjanpidon tositeaineistoon vertaamalla.) Tilintarkastuksessa virhe tuli ilmi mm. sen kautta, että lainaosuuskehityksen loogisuuskontrollimme osoitti ongelmia. Kun lisäksi edellytimme tehtävän lainaosuuslaskelman myös tilinpäätöshetkelle vaikkei tuolloin vastaanotettukaan lainaosuuksia poikkesi lainaosuuslaskelman jäämä olennaisesti tilinpäätöksen sisältämästä vastaavasta pääomavastikejäämästä.

Asunto-osakeyhtiöiden tilintarkastus Oy Helsingin kotisivuilla on e-julkaisu, joka käsittelee loogisuuskontrollin tekoa.

Esimerkkitapauksessa lainaosuusmäärän virhe oli niin olennainen, että sen olisi kyllä huomannut ilman erityistä laskentaakin: uuden yhtiön toisena vuotena tapahtunut lainaosuusperintä oli määrältään niin paljon pienempi kuin RS-sopimuksessa mainittu alkuperäinen lainaosuus, että pääomavastiketta ei kaikkiaankaan ollut maksettu niin paljoa kuin lainaosuus oli pienentynyt. Syynä tilanteeseen oli suunnitelman mukaisten lainanlyhennysten virheellinen käsittely laskelmalla.

Erityisen ongelmalliseksi virhe muodostui, koska lainaosuussuoritus oli maksettu myyjän toimesta juuri ennen osakekauppaa ja maksaja ei siis enää virhe huomattaessa ollut yhtiön osakkaana maksamassa tarvittavaa lisäsuoritusta. (Normaalistihan osakkuuttaan jatkavalle luonnollisesti lähetetään kirje, jossa valitetaan tapahtunutta virhettä, esitetään laskelmat ja pyydetään suorittamaan virheellisen ja oikean määrän ero yhtiölle.)

Lainaosuusvirheiden estämisen kannalta olisi tärkeätä, että isännöitsijätoimistoissa siirryttäisiin käyttämään mainitsemamme loogisuustarkastuksen tapaisia varsinaisesta lainaosuuslaskennasta erillisiä nopeita varmistuksia: Tavaksi tulisi ottaa menettely, jossa yksikään lainaosuuslaskelma - liittyipä se isännöitsijätodistukseen, lainaosuuden perintään tai tilinpäätökseen - ei lähtisi isännöitsijätoimistosta ennen kuin sen olennainen oikeellisuus on varmistettu (ja dokumentoitu varmistuslaskelma) loogisuustarkastuksella, jonka laatiminen ei vaadi montaa minuuttia.

Tilintarkastajan tulisi:

- Edellyttää, että tilinpäätöksen erittelyosaan sisällytetään tilinpäätöspäivälle laadittu lainaosuuslaskelma ja verrata sen osoittamaa jäämää vastikejälkilaskelman vastaavan pääomavastikkeen vastikejämään (HUOM! Jäämät saattavat poiketa koronlaskentateknisistä syistä hieman toisistaan. tämä on normaalia ja tilanne ei vaadi muuta kuin sen, että seuraavan tilikauden lainaosuuslaskelman alkujäämä oikaistaan vastaamaan vastikejälkilaskelman osoittaman jäämän suuruiseksi jotta ero ei kasva merkittäväksi vuosien kuluessa.)

- Seurata lainaosuuskehityksen loogisuutta kuten edellä on esitetty. Karkeimmat virheet on helppo huomata ilman laskentaakin. Jos lainaosuus vastikeyksikköä kohti on kehittynyt seuraavasti: 1.1. 500 euroa, 31.3. 490 euroa, 30.6. 460 euroa, 30.9. 470 euroa ja 31.12. 455 euroa on aika selvää, että ainakin 30.6. peritty lainaosuus on virheellinen (ja siitä johtuen tietysti myös myöhemmät ainakin vähäisessä määrin virheellisiä).

- Mikäli loogisuuskehityksessä näyttäisi olevan merkittävä ongelma, ei tilintarkastajan kuitenkaan tule ilman muuta olettaa virheen tapahtuneen vaan selvittää mahdollisia syitä eroon (Niistä on enemmän edellä olevan linkin alla, mutta useimmiten käytännössä syynä on lainaan verrattuna suuri yli- tai alijäämä: Merkittävä jäämä vaikuttaa olennaisesti korkolaskentaan loogisuustarkastuksessa. Toinen eron aiheuttaja on säännönmukaisten lainanlyhennysten ajoittuminen tilikaudella: Se vaikuttaa koronlaskennassa käytettävään keskisaldoon)

- Jos ero jää edelleen olennaiseksi, on syytä keskustella asiasta lainaosuuslaskelman laatijan kanssa: Lainanhoidon yksityiskohdat tunteva henkilö huomaa usein nopeasti, onko kyseessä lainaosuuslaskennan virhe vai - kuten usein on laita - jokin erityispiirre, joka tulee ottaa huomioon loogisuuslaskentaa tehtäessä. Tässäkin tilanteessa tilintarkastajan siis tulee muistaa sääntö: Tutkimatta ei pidä hutkia!

- Mikäli ongelma on todellinen, on syytä keskustella ennen raportointia yhtiön johdon kanssa etenemistavoista. Jos lainaosuuksia ei ole peritty virheellisenä vain kyse on pelkästään informaatiosta, on asia helppo korjata. Jos taas perintää on tapahtunut, kannattaa miettiä sen olennaisuuden perusteella miten toimitaan. Tässä tilanteeseen vaikuttaa myös se, ovatko ko. osakkaat edelleen osakkaina, jolloin palautusten tai lisäveloitusten suorittaminen on yksinkertaista.