Lisätietoa: www.tilinpaatosopas.fi Asunto-osakeyhtiöiden tilintarkastus Oy Helsinki on tuottanut sisällön tähän osioon.

Erityinen tarkastus

Tässä osuudessa käsitellään tilintarkastajan luotettavan raportoinnin edellyttämiä muita kuin varsinaiseen tekniseen tarkastustyöhön liittyviä näkökohtia. Raportoinnin kriittiset kohdat on nimittäin luontevaa kuvata monipuolisesti juuri erityisen tarkastuksen tilanteen yhteydessä:

Sekä erityisen tarkastuksen raportoinnissa, että erityisen tarkastuksen tulosten valossa arvioidussa tilintarkastuskertomuksessa on nimittäin havainnollistettavissa, että pelkkä tarkastuksen moitteeton tekninen suorittaminen ei ole riittävää.

Erityistä tarkastusta koskevat säännökset liittyvät lain poikkeustilanteisiin tarkoitettuun vähemmistösuojamenettelyyn.

Jos taloyhtiössä siis halutaan enemmistön päätöksellä suorittaa muu tarkastus, ei kyseessä ole erityinen tarkastus vaan muu yhtiökokouksen itsenäisesti päättämä tarkastus. Siihen liittyen ei siis asiaa käsitellä lainkaan aluehallintovirastossa. Toisaalta, jos vähemmistö on vaatinut erityistä tarkastusta ja vaatimus on saanut riittävästi kannatusta, ei enemmistön päättämä muu tarkastus estä vaatimasta aluehallintovirastolta erityisen tarkastajan määräämistä esimerkiksi tilanteessa, jossa vähemmistö katsoo enemmistön valitseman tarkastajan puolueelliseksi tai pätemättömäksi kyseiseen tehtävään.

Myös hallitus voi päättää suorituttaa lisätarkastusta jonkin asian osalta. Tässä hallituksen on kuitenkin syytä muistaa toimivaltasäännökset: Ellei ole kyse vähäisestä tarkastuksesta tai täysin poikkeuksellisesta tilanteesta, on syytä pohtia tarvetta yhtiökokouskäsittelyyn, jottei myöhemmin moitittaisi hallitusta yhtiön varojen tarpeettomasta tuhlaamisesta.

Erityisen tarkastuksen ja muun tarkastuksen sisällön määrittelyssä kannattaa käyttää harkintaa.

Erityiseen tarkastukseen liittyvistä säännöksistä

Erityisen tarkastuksen toteuttamista voidaan vaatia varsinaisessa yhtiökokouksessa tai siinä yhtiökokouksessa, jossa asiaa kokouskutsun mukaan on käsiteltävä.

Yhtiökokouksen jälkeen voi osakas hakea aluehallintovirastolta erityisen tarkastajan määräämistä kuukauden kuluessa yhtiökokouksesta, jos osakkeenomistajat, joilla on vähintään 1/10 kaikista osakkeista tai 1/3 kokouksessa edustetuita osakkeista ovat ehdotusta kannattaneet.

Aluehallintoviraston tulee kuulla yhtiön hallitusta ja, jos tarkastus hakemuksen mukaan koskee tietyn henkilön toimenpiteitä, tätä henkilöä. Hakemukseen on suostuttava, jos tarkastuksen toimittamiseen katsotaan olevan painavia syitä.

Erityisestä tarkastuksesta on annettava lausunto yhtiökokoukselle.

Lausunto on pidettävä osakkeenomistajien nähtävänä vähintään 2 viikon ajan ennen yhtiökokousta. Osakkeenomistajalla on oikeus pyytämällä saada lausunto toimitettavaksi itselleen.

Erityisen tarkastuksen kuluista vastaa pääsääntöisesti yhtiö. Tuomioistuin voi kuitenkin erityisistä syistä velvoittaa tarkastusta hakeneen osakkeenomistajan kokonaan tai osittain korvaamaan yhtiölle sen kulut.

Erityisen tarkastuksen ja muun tarkastuksen tehtävän määrittely

Erityisen tarkastuksen ja muun tarkastuksen (jatkossa erityisen tarkastuksen) toimintatavat poikkeavat olennaisesti normaalista vuotuisesta hyvän tilintarkastustavan mukaisesta tilintarkastuksesta.

Jotta kustannukset pysyisivät vuotuisissa tilintarkastuksissa kohtuullisina suhteessa hyötyihin, ei varmistuksen taso voi olla yhtä korkea kuin tilanteissa, jolloin jo epäillään tai tiedetään tapahtuneen virheitä, laiminlyöntejä tai väärinkäytöksiä.

Niinpä erityisen tarkastuksen yksityiskohtaisempi työ merkitsee yleensä moninkertaisia kustannuksia suhteessa vastaavaan tilintarkastukseen.

Koska erityinen tarkastus on poikkeuksetta kallis ja työläs hallituksellekin, on hallituksen syytä pyrkiä toiminnallaan vähentämään tarvetta erityiseen tarkastukseen: Osakkaille on syytä antaa tarvittavaa tietoa. Kannattaa muistaa, että tästä on hyötyä myös sikäli, että - todella tarpeeton - erityinen tarkastus saatetaan saada estettyä, kun voidaan aluehallintoviraston pyytäessä hallitukselta selvitystä ennen päätöksen tekemistä osoittaa, että tietoa on annettu osakkaille riittävästi.

On erityistä tarkastusta vaativienkin kannalta järkevää, ettei erityistä tarkastusta määriteltäessä laajenneta tarpeettomasti sen kohdetta. On syytä rajata se järkeväksi niin ajallisesti kuin niiden seikkojen osalta joita tarkastetaan, esimerkiksi:

- Jos epäillään kavallusta pankkitileiltä, ei kannata alkaa teetättämään täyttä tarkastusta pöytäkirjojen ym. osalta.
- Jos epäillään urakoijalle maksetun perusteetta ja ylihintaisia lisälaskuja, on tilintarkastajaa parempi tarkastaja kenties sopiva korjausrakentamisen asiantuntija
- Jos taas vähemmistö epäilee päätöksenteon asiallisuutta, ei kannata teetättää kirjanpidon ja tilinpäätöksen tarkastusta. Tällaisessa tapauksessa kannattaa pitää mielessä, että erityisen tarkastajan ei tarvitse olla tilintarkastaja, vaan voidaan valita tarpeen mukaan esimerkiksi asunto-osakeyhtiöjuristi tekemään tarkastus.

Kannattaa myös muistaa, ettei erityinen tarkastus ole oikeusprosessin korvike. Jos vähemmistö on sitä mieltä, että on toimittu väärin, ei aluehallintoviraston tule määrätä erityistä tarkastajaa, jos on selvää, että vähemmistöllä on ollut käytössään kaikki se aineisto, jota erityisessä tarkastuksessakin voitaisiin selvitellä ja yritetään ainoastaan saada - ilman oikeudenkäyntikulujen riskiä vähemmistölle - oikeuden tulkintaa vastaava päätös siitä, onko toimittu väärin.

Kaikkiaan näyttäisi käytännön tulosten valossa arvioiden erityisiä tarkastuksia vaaditun puutteellisen harkinnan perusteella:

- Monesti vaatimukset eivät ole menestyneet kun viranomaiset eivät ole katsoneet aiheelliseksi määrätä erityistä tarkastajaa. Joskus on ollut jopa selvää, että asiamies on ollut niin kiireinen, ettei ole huomannut karsia joukosta edes ilmiselviin lain väärintulkintoihin perustuvia syitä erityisen tarkastuksen aiheeksi.
- Usein ovat toteutetutkin erityiset tarkastukset jääneet tuloksettomiksi siitä syystä, ettei tarkastuksen keinoin ole ollut varmistettavissa, onko toiminnassa ollut väitetyn tyyppistä moittimista tai siksi, että tarkastuksen kohteena olevat seikat ovat päässeet vanhentumaan ennen tarkastuksen loppuun saattamista.

Erityinen tarkastus on siinä määrin raskas menettely, että usein kannattaa pyrkiä selvittelemään asiantuntijan kanssa, olisiko asioihin saatavissa luotettava selvitys muulla tarkastuksella tai neuvotteluin. Ellei koko erityisestä tarkastuksesta päätettäisi näin yhteisesti luopua, voitaisiin ainakin kenties rajata se sellaiseksi, että tarkastus sujuu nopeammin ja olennaisesti vähemmin kustannuksin.