Kiinteistölehti koko hallitukselle

TaloyhtioNet muuttaa 2017

Taloyhtio.net
Sivukartta Keskustelu Kiinteistöliitto
EtusivuJäsensivut
Etusivu >

Kiinteistönhoidon käsikirja

Uudistettu kirja antaa kattavat perustiedot kiinteistönhoitajan työstä. Kirja toimii hyvänä tietolähteenä kiinteistönhoitoa kilpailutettaessa. Lue lisää ja tilaa...

KiinteistonhoidonKasikirja_verkko_72dpi_380x539.jpg

Rakennustieto_logo_160.jpg

Rakennustiedolta asiakirjoja kiinteistönhoitopalveluiden hankintaan

Rakennustiedon Sopimuslomake Net -palvelussa on julkaistu kiinteistöpalveluiden hankinnan asiakirjakokonaisuus. Asiakirjat sisältävät mm. esitäytetyt ja muokattavat asuinkiinteistön kiinteistönhoitopalveluiden hankinta-asiakirjat, kuten tarjouspyyntölomakkeen, sopimusohjelman, palvelukuvauksen ja kiinteistönhoitosopimuslomakkeen.

Kun tarjouspyyntöasiakirjat laaditaan huolellisesti, tarjousten vertailtavuus helpottuu. Tilaajan on helpompi valita palveluntuottaja, joka pystyy tuottamaan edullisimman palvelun haluttuun laatutasoon ja kykenee kehittämään kiinteistön ylläpitoa yhteistyössä tilaajan kanssa. Tarkat asiakirjat helpottavat myös sopimuskaudella toteutettavien kiinteistönhoitopalveluiden valvontaa ja parantavat palvelun laatua.

Asiakirjat ovat esimerkkejä ja laadittu mahdollisimman yleispäteviksi. Niiden avulla tarjouspyyntöasiakirjat on helppo räätälöidä kiinteistölle sopiviksi.

Sopimuslomake Net »

Kiinteistönhoitopalvelujen ostaminen

Asuinkiinteistön piha- ja katualueet sekä rakennukset ja niissä olevat tekniset järjestelmät ja laitteet vaativat erilaisia hoitotoimenpiteitä, joita varten solmitaan kiinteistönhoitosopimuksia palvelun tuottajien kanssa. Kiinteistöhoitopalvelujen ostaminen vaatii sekä teknistä ammattitaitoa että sopimusoikeudellisten asioiden osaamista. Perusedellytyksenä on, että palvelujen ostaja eli tilaaja tuntee kiinteistön ominaisuudet ja käyttäjien tarpeet, jotta kiinteistönhoidolle asetettavat vaatimukset voidaan selkeästi määrittää. Koska taloyhtiöissä hallituksen jäsenillä ei yleensä ole riittävää asiantuntemusta, kiinteistönhoidon koordinointi jää isännöitsijän tehtäväksi. Hallituksen tulisi kuitenkin tiedostaa kiinteistönhoidon merkitys ja ne perusvaatimukset, joita suunnitelmallinen kiinteistönhoito pitää sisällään.

Ei kuitenkaan riitä, että kiinteistön omistaja hankkii tarvittavat hoitopalvelut, vaan palvelun toteuttamista tulee pystyä arvioimaan sopimuskauden aikana. Kiinteistönhoitopalvelujen ostaminen on jatkuva prosessi, joka päättyy vasta, kun kiinteistöpalveluja ei kohteessa enää tarvita. Oheisessa kaaviossa on esitetty prosessin vaiheet yleisellä tasolla.

Ennen palvelujen ostamista tulee selvittää, mitä hoitotoimenpiteitä kiinteistössä tarvitaan. Jos asuinrakennukselle on laadittu huoltokirja, hoitotoimenpiteiden määrittäminen on huomattavasti helpompaa. Hyvin laaditussa huoltokirjassa on perustiedot kiinteistöstä ja siinä olevista teknisistä järjestelmistä ja laitteista sekä myös niiden huolto-ohjeet, jotka on saatu laitevalmistajilta tai määritetty kokemusperäisesti.

Kun palvelutarpeet on määritetty, ryhdytään etsimään sopivia palvelun tuottajia, joita kilpailutetaan. Ensiksi laaditaan tarvittavat tarjouspyyntöön liittyvät asiakirjat, jotka toimitetaan kilpailutettaville yrityksille tarjouspyyntökirjeessä. Tarjouspyynnön laadintaan kannattaa hyödyntää sopimushallinnan työkaluja jotka sisältävät mm. useita asiakirjamalleja sekä valmiin kiinteistönhoidon tehtäväluettelon, josta eri hoitotoimenpiteitä voi poimia tarpeen mukaan.

Kun kiinteistöpalveluyrityksiltä on saatu tarjoukset, ryhdytään niitä vertailemaan keskenään. Mitä paremmin tarjouspyyntö on laadittu, sitä helpompi on myös vertailla saatuja tarjouksia keskenään. Vertailua varten on kannattaa asettaa jo etukäteen tiettyjä valintakriteereitä, joita käytetään sekä tiettyjen palvelun tuottajien karsimiseen että paremmuusjärjestykseen asettamiseen. Tätä varten on olemassa mm. PAVE-työkalu, jossa valmiita, hyväksi todettuja kriteereitä vertailun toteuttamiseksi.

Kun sopiva palvelun toimittaja on löydetty, käydään tämän kanssa sopimusneuvottelut, jossa kiinteistönhoitosopimusluonnos ja siihen liittyvät asiakirjat käydään yksityiskohtaisemmin läpi ja tehdään tarvittavat muutosehdotukset sopimuksen laatimista varten. Jos kyseessä on suuremmasta sopimuksesta, neuvotteluja käydään useamman palvelun toimittajan kanssa ja lopullinen valinta tehdään vasta tämän jälkeen.

Palveluntuottajan kanssa on tärkeää sopia etukäteen jo niistä toimenpiteistä ja mittareista, joilla sopimuksen aikaista toimintaa tullaan seuraamaan ja arvioimaan. Tällä tavalla voidaan yhdessä varmistaa, että sopimusta noudatetaan ja myös luomaan paremmat edellytykset palvelutoiminnan kehittämiseksi hoitokohteessa. Yleensä on niin, että uuden palvelun toimittajan ryhtyessä hoitamaan kohdetta, alkuaika menee kohteen opetteluun, vaikka tehtävät toimenpiteet olisikin hyvin dokumentoitu. Lisäksi kokemus vasta opettaa, tarvitaanko tehdä muutoksia tai lisäyksiä hoitotoimenpiteisiin ja vastaavasti kiinteistönhoitosopimukseen.

Palvelun tuottajan tulee olla asiaan perehtynyt ammattilainen ja tällöin häntä on syytä myös kuunnella hoitotoimenpiteiden mitoitukseen ja määrittämiseen liittyvissä asioissa. Hinta ei saa olla ratkaiseva tekijä, vaan kiinteistönhoidon tulee olla vähintään perustarpeet täyttävä ja riittävän laadukasta. Kun nämä ehdot on sopimuksessa täytetty, voidaan tarkastella hinnan mielekkyyttä. Väärin tehdyt säästötoimenpiteet kiinteistönhoidossa kostautuvat myöhemmin korjauskustannuksissa.

Mitä ammattitaitoisemmin tarjouspyyntö on laadittu, sen helpompi on vertailla tarjouksia ja käydä sopimusneuvotteluja palvelun tuottajien kanssa.

Jos hoitotoimenpiteet on suoritettu kiinteistön omistajan mielestä huonosti, on syytä tarkistaa sopimuksen sisältö ja vasta sen jälkeen neuvotella palvelun tuottajan kanssa, miten jatkossa edetään. Jos kiinteistönhoito ei ole sopimuksen mukaista, tulee palvelun tuottajalle huomauttaa asiasta välittömästi ja pyytää tätä korjaamaan tilanne. Kiinteistönhoitosopimuksessa on tärkeää sopia On hyvä pitää mielessä, että uuden palvelun tuottajan hankkiminen vie aikaa ja aiheuttaa kustannuksia.