Ulkoalueiden hoidon sopimushallinta

Ulkoalueiden hoito on osa kiinteistönhoitoa ja siitä johtuen yleensä osa kiinteistönhoitosopimusta. Ulkoalueiden hoito jaetaan kolmeen osa-alueeseen: ulkoalueiden puhtaanapito, kasvityöt ja lumityöt. Puhtaanapito koskee koko kalenterivuoden tehtäviä.

Useimmiten sama palveluntuottaja tekee sopimuksen teknisten järjestelmien hoidosta ja huollosta, siivouksesta sekä ulkoalueiden hoidosta. Tästä johtuen kiinteistönhoidon tarjouspyynnötkin sisältävät nämä kaikki tehtäväkokonaisuudet. Hallituksen onkin yhdessä isännöitsijän kanssa mietittävä, minkälaista kiinteistönhoidon tasoa halutaan ostaa ja mitä tehtäviä siihen sisältyy.

Ulkoalueiden hoidossa voidaan haluta edustavaa, normaalia tai luonnonmukaista tasoa riippuen piha-alueen sijainnista ja käyttötavasta. Tarkoituksenmukaisuus on paras lähtökohta. Mitä parempaa tasoa halutaan sitä kalliimmaksi sopimus yleensä tulee, koska ulkoalueiden hoidon kustannukset riippuvat suurimmaksi osaksi työvoima- ja konekustannuksista.

Tarjouspyyntöasiakirjoihin kuuluvat tarjouspyyntökirje, sopimusohjelma, kiinteistön perustiedot, aluekartat, joihin on merkitty hoidettavat alueet, tehtävä- tai tuotekuvaukset haluttuine laatutasoineen, sopimusluonnos, yleiset sopimusehdot KH & I YSE 2000, valintakriteerit sekä tarjouslomake.

Tarjouspyyntökirje sisältää sijainti- ja yhteystiedot sekä tarjouksen antamiseen liittyvät osoitteet, määräpäivän, lisätietojen antajan yhteystiedot sekä mahdolliset lisäehdot kuten kiinteistöön tutustumisen. Tarjouksen antamiseen liittyvät yksityiskohtaiset ohjeet annetaan sopimusohjelmassa kuten tarjouksen muoto, vaihtoehtotarjoukset ja tarjouksen voimassaoloaika. Sopimusohjelmassa voidaan velvoittaa tarjoajaa ilmoittamaan henkilöstön toimenkuvat, koulutus ja työkokemus sekä tarjoajan kohteessa käyttämät koneet ja muu kalusto. Tarjoajalta voidaan pyytää myös selvitystä laatu- ja ympäristöjärjestelmistä tai kohdekohtaisista laatu- ja ympäristöohjelmista.

Sopimusohjelma sisältää kiinteistönomistajan ohjeet ja tavoitteet seuraavien otsikoiden mukaisesti. 1 Tilaajan tavoitteet ja yhteistyö 2 Sopimusaika2.1 Töiden aloitus 2.2 Sopimuksen kesto 2.3 Sopimuksen päättäminen 3 Sopimustehtävien suorittaminen3.1 Toimitusaika ja tehtävän laajuus 3.2 Työajan ulkopuoliset tehtävät 3.3 Työvälineet 3.4 Aineet ja tarvikkeet 4 Toimeksisaajan resurssit4.1 Toimeksisaajan organisaatio 4.2 Alihankkijat 4.3 Koneet ja kalusto 5 Tilaajan organisaatio 6 Vakuutukset 7 Tilaajan myötävaikutusvelvollisuus 8 Sopimushinnat ja maksaminen8.1 Sopimushinnan maksaminen 8.2 Erillisveloitettavat työt 8.3 Hinnantarkistusmenettely 8.4 Suoritushäiriöiden ja laatupoikkeamien vaikutus 8.5 Palkkiot ja hyvitykset 9 Sopimuksenaikainen toiminta9.1 Yhteistoiminta ja kehitys 9.2 Laatu ja sen arviointi 9.3 Ympäristöasioiden huomioiminen 9.4 Sopimuksen tavoitearvot ja niihin liittyvät menettelyt 9.5 Katselmukset 9.6 Tiedon hallinta ja kirjaukset 9.7 Sopimuksen muuttaminen 10 Erimielisyydet 11 Tarjous11.1 Tarjouksen muoto 11.2 Vaihtoehtotarjoukset 11.3 Tarjouksen voimassaoloaika 11.4 Tarjouksen valinta

Kiinteistön perustiedot voidaan esittää isännöitsijäntodistuksen tai erillisen perustietolomakkeen avulla. Tärkein perustieto ulkoalueiden hoidon osalta on paikkansa pitävät aluekartat, joihin on merkitty selvästi hoidettavat alueet. Tarpeen mukaan laaditaan vaikkapa kolme erilaista aluekarttaa yksi lumitöitä, yksi puhtaanapitoa ja yksi kasvitöitä varten, koska hoidettavat alueet vaihtelevat vuodenajan ja tehtäväkokonaisuuden mukaan.

Varsinaisen tehtäväkokonaisuuden määrittelevät tehtävä- tai tuotekuvaukset. Näihin kuvauksiin voidaan sisällyttää laatuvaatimuksia kuvaamalla haluttu lopputulos. Paljon käytetty määritelmä on esimerkiksi se, että halutaan nurmikon olevan tietyn mittaista kuten 5-8 cm. Käytetään myös leikkuukertojen määrää kesässä, jolloin lopputulos ei ole välttämättä halutun näköinen. Nurmikon kuntoon ja ulkonäköön vaikuttavat lisäksi lannoitus, rikkaruohojen poisto, kastelu ja monet muut tekijät sääolosuhteiden lisäksi. Onkin haastava tehtävä määritellä tehtäväkokonaisuus, jonka lopputuloksena syntyy viihtyisä ja turvallinen piha-alue järkevillä kustannuksilla. Tästä syystä on tärkeää sisällyttää piha-alueiden kehitysprojekteihin kunnolliset hoitosuunnitelmat, jotta jatkuva ylläpito onnistuu ja sijoitetut markat eivät mene hukkaan.

On järkevää liittää jo tarjouspyyntöön sopimusluonnos, jolloin kaikilla osapuolilla on alusta lähtien tiedossa koko mahdolliseen sopimussuhteeseen liittyvä kokonaisuus.

Sopimus sisältää seuraavat asiat:
" Sopimuskohde
" Sopimuksen osapuolet
" Toimeksiannon sisältö
" Sopimuksen voimassaolo
" Maksuperuste ja sopimushinta
" Maksuehdot
" Hinnantarkistusmenettely
" Sopimusasiakirjat ja pätevyysjärjestys
" Allekirjoitukset

Kiinteistöalan yleisiä sopimusehtoja; KH & I YSE 2000, voidaan käyttää kaikissa kiinteistönhoidon ja isännöinnin sopimuksissa. Yleisissä sopimusehdoissa on paljon määräyksiä, jotka tulevat sovellettavaksi vain, jos niistä ei ole erikseen sovittu. Tärkeää on sopia asiakirjojen keskinäisestä pätevyysjärjestyksestä siltä varalta, että samasta asiasta on eri asiakirjoissa ristiriitaisia määräyksiä.

Yleisillä sopimusehdoilla pyritään yhtenäistämään alan sopimuskäytäntöä. Ne osaltaan myös varmistavat, että tietyt keskeiset sopimussuhteen ehdot on määritelty, vaikka niitä ei ole erikseen muissa sopimusasiakirjoissa määritelty. Jotta yleisiä sopimusehtoja sovellettaisiin sopimussuhteessa, tulee niihin viitata sopimuksessa tai liittää ne osaksi sopimusta. Viittaukset tulee olla jo tarjouspyynnössä.

Ennen tarjouspyyntöjen lähettämistä päätetään laadusta tai muista valintakriteereistä, joiden mukaisesti valitaan sopimuskumppani. Jo tarjouspyyntöjen lähetysvaiheessa valitaan vain ne kyvykkäät ja luotettavat yritykset, joiden arvioidaan olevan sopivia yhteistyökumppaneita ja vain heille lähetetään tarjouspyynnöt. Valintakriteereinä voidaan käyttää koulutusta, kokemusta, laatua, ympäristöasioiden huomioimista ja muita asioita hinnan lisäksi. Ne valintakriteerit, joiden mukaisesti tarjoukset arvioidaan, liitetään tarjouspyyntöön.

Yksityiskohtaisesti laadittu tarjouspyyntö on perusedellytys vertailukelpoisten tarjousten saamiselle. Jokaisessa tarjouspyynnössä tulisi olla vähintään vaatimus liittää tarjoukseen seuraavat liitteet: hintalomakkeet (kokonaishinta ja yksikköhintaluettelo), verojäämätodistus, eläkevakuutuslaitoksen antama todistus eläkevakuutusmaksujen suorittamisesta sekä todistukset ennakonpidätysrekisteröinnistä ja arvonlisäverovelvolliseksi rekisteröinnistä. Lisäksi on hyvä pyytää hinnan lisäksi arvioitu kohteessa käytetty työaika kuukaudessa.

Tilaaja määrittelee tarjouspyynnön liitteenä olevassa sopimusohjelmassa tarjouksen sisällön. Tarjoaja noudattaa näitä määrityksiä eli tarjouksen tulee aina olla tarjouspyynnön mukainen. Vertailtavuuden vuoksi tarjous ei saa sisältää omia ehtoja. Tarjoaja voi esittää vaihtoehtotarjouksen, mistä on selvästi käytävä ilmi, miltä osin se poikkeaa tarjouspyynnön mukaisesta ratkaisusta .

Kiinteistönhoidon ja isännöinnin sopimushallinnan työkaluista valmistui vuoden 2000 alussa projekti, jota rahoittivat Tekes, ympäristöministeriö sekä mukana olleet yritykset ja yhteisöt. Hanketta koordinoi Suomen Kiinteistöliitto ry ja kaikki laaditut asiakirjojen laadintaohjeet ja esimerkit, isännöinnin ja kiinteistönhoidon tuotekirjasto sekä vastuujaon sopimiseksi laadittu taulukko ovat saatavilla internetistä osoitteesta www.kliitto.fi/sopimushallinta. Sama materiaali on myös ostettavissa Kiinteistöalan Kustannuksesta monisteena ja cd-romina.